أنواع السكرتارية

1435/2/8هــ

أنواع السكرتارية:-
يمكن التمييز بين ثلاثة أنواع من السكرتارية وهي كالتالي:-
أولاً: السكرتارية الخاصة:-
السكرتير الخاص: هو أحد أفراد جهاز السكرتارية وهو يتمتع بمواصفات معينة و يتميز بكفاءته وإخلاصه لعمله ويحظى بثقة مديره ويمكن تلخيص مهامه بما يلي:-

1. تحديد المواعيد واستقبال الزوار وفق جدول زمني محدد.
2. الرد على المكالمات الهاتفية الواردة وتسهيل مكالمات مديره مع الغير
3. تنظيم وقت مديره خارج المنظمة أو الوحدة.
4. حفظ وصيانة الوثائق الخاصة بمكتب مديره بطريقة تمكنه من الرجوع إليها بسهولة .
5. الاهتمام بالأعمال الكتابية الخاصة بالمدير.
6. معاونة المدير في عقد الاجتماعات و إدارته.
7. فرز وسائل وتقارير العمل الخاصة بالمدير وتنبيهه إلى بعض الفقرات الهامة.
8. تقديم تقارير حول الموضوعات الخاصة التي يطلبها المدير.

ثانياً: السكرتارية المتخصصة:-
السكرتير المتخصص: هو ذلك الشخص الذي يختص بمجال عمل محدد كالمجال القانوني، أو الصحفي، ويمكن تلخيص مهامه كالآتي:-

1. دراسة القضايا التي تقدم من المدير والتي تدخل في إطار تخصصه، ومن ثم تقديم تقرير فني موجز عن الدراسة.
2. ملازمة المدير في الاجتماعات الفنية التي تدخل في إطار تخصصه وتزويد المدير بالمعلومات والبيانات اللازمة.
3. متابعة المستجدات من الأبحاث والتقارير العلمية المتعلقة بمجال تخصصه بغية تقديمها إلى مديره.
4. حفظ وصيانة الوثائق المتعلقة بمجال تخصصه بما يمكنه من الرجوع إليها بسهولة و يسر .

تعريف موجز بمفهوم السكرتارية القانونية:-
هذه السكرتيرة تقوم بأعمال متعددة وتعتمد هذه الأعمال على حجم المشروع وطبيعة عمله؛ وهل المشروع فردي أم شركة تضامن، ومن الممكن أن تعمل السكرتيرة في الإدارة القانونية في المنشأة الكبيرة، والمحامي العام يشمل نشاطه كل أشكال العمليات القانونية، والمحاكم بمستوياتها المختلفة تقدم خبرات متعددة في أعمال السكرتارية، كمعرفة العبارات القانونية.
كما أن نظام العمل مهم جدا لنجاح السكرتيرة القانونية، والتي من مهامها: تنسيق وطباعة المستندات القانونية، وفي مكتب قانوني صغير نجد السكرتيرة تقوم بأعمال متعددة، وتتحمل مسئولية القيام بالأعمال الروتينية، وعليها تجهيز القضايا التي ستنظر أمام المحكمة حسب تاريخها، وتقديمهما للرئيس في الوقت المناسب.



ثالثاً: السكرتارية العامة:-
السكرتارية العامة: تتلخص مهام هذا النوع من السكرتارية كالتالي:-

1. معالجة البريد الصادر والوارد ومتابعته.
2. معالجة الاتصالات الهاتفية الواردة والصادرة ومتابعتها.
3. الإعداد للاجتماعات والندوات والمحاضرات ومتابعتها .
4. استقبال الزوار وتحديد المواعيد وتأمين بعض الصحف والمجلات والكتب التي يستخدمها الزوار أثناء الانتظار.
5. حفظ وترتيب وترقيم وتصنيف الوثائق و صيانتها.
6. تأمين مستلزمات الأعمال المكتبية من قرطاسية وغيرها.

مواصفات السكرتير:-
يجب أن تتوافر في السكرتير المواصفات الشخصية والمواصفات العلمية.
أولاً: الصفات الشخصية: وهي التي يصعب تغييرها وتتمثل فيما يلي:-

1. حسن المظهر و الهندام.
2. قوة الشخصية والتمتع بثقة الجميع و تقبل النقد البناء.
3. حسن التصرف في المواقف الحرجة التي قد يتعرض لها دون اللجوء إلى الكذب
4. قوة الذاكرة وذلك للمساعدة في تذكر الأوامر الشفوية التي يتعرض لها وتذكّر التعليمات و توجيهات المدير.
5. الالتزام بمواعيد العمل الرسمية، فيكون أول من يصل إلى المكتب و آخر من يغادر.
6. المرونة في التفكير وحب التغيير والقدرة على الدفاع عن أفكاره الجديدة بطريقة موضوعية وبدون تعصب.
7. هدوء الأعصاب والقدرة على ضبط الانفعالات.

ثانياً: الصفات العلمية: ويمكن للكثيرين اكتسابها عبر التعلم والتدريب وهي تعمل على تنمية قدرات ومهارات السكرتير، ومنها:-

1. معرفة أصول إدارة وتنظيم المكاتب، حيث يجب أن يلم السكرتير بالأسلوب السليم لأداء العمل بالسرعة والدقة اللازمتين.
2. معرفة اختصاصات الإدارات التي يشرف عليها المدير .
3. معرفة النواحي المتعلقة بالاتصالات الكتابية كإعداد وصياغة المراسلات بمختلف أنواعها وتنفيذ إجراءات البريد الصادر.
4. معرفة النواحي المتعلقة بالاتصالات الشفوية والتي تشمل تنظيم الاتصالات الهاتفية الخاصة بمكتب المدير وتنظيم مقابلات الزوار، وتنظيم الاجتماعات الخاصة .
5. الإلمام بالطرق السليمة لتنظيم حفظ المعلومات.
6. الإلمام بقدر كافي من اللغات الأجنبية

وظائف السكرتير:-

1. الاهتمام بالاتصالات الشفهية الصادرة والواردة، كالاجتماعات والندوات و المؤتمرات التي تسمح باتخاذ القرارات الرشيدة وتبعد المدير عن اتخاذ القرارات الشخصية، كما أنها تساهم في رفع الروح المعنوية للأفراد، وتعزيز انتمائهم إلى المؤسسة وهنا يلعب السكرتير دوره من خلال التأكد من سلامة التحضير للاجتماع وتسجيل وقائعه، ومن ثم إعداد المحضر وتبليغ وإعلان القرارات الصادرة.
2. الاهتمام بالاتصالات الكتابية، كإعداد التقارير وكتابة الرسائل، ومن أهداف هذا النوع من الاتصالات عرض نتائج بحث أو مقارنة، وتحريك سلوك الآخرين أو إبلاغ الموظفين بأمر ما، وتخضع التقارير لمعايير الدقة والشمولية والبعد الزمني، أما كتابة الرسائل فتتبع لشروط موضوعية منها الإيجاز والبساطة وقوة التعبير.
3. إدارة وقت المدير وتنظيم مقابلاته الإدارية.
4. الاهتمام بالمحفوظات والأرشيف، والمحفوظات هي ذاكرة المنظمة، وهي مجموعة الوثائق التي تحتوي على معلومات تهم المنظمة وتستخدم لتموين المدير بالمعلومات في الأوقات المناسبة. وعلى السكرتير أن يهتم ويتابع عملية الحفظ وترتيب الوثائق بنظام محدد يمكن بموجبه الوصول إلى أي وثيقة بسرعة عند الحاجة، وتتم عملية الحفظ بمراعاة مواصفات نظام المحفوظات، وهي البساطة والسهولة، والمرونة، والشمول، المنطقية وسرية المعلومات.